Le opere d'arte sono beni mobili soggetti a movimentazioni, prestito, deterioramento e a rischio di smarrimento. Prima ancora di richiedere una valutazione economica, chiunque gestisca una collezione necessita di un inventario che risponda a quattro quesiti fondamentali: cosa si possiede, dove si trova, come si conserva e di quale corredo documentale dispone. Ogni opera riceve un numero d'inventario unico, riportato sulla scheda e nella fotografia; dell'inventario si conserva una copia in un luogo diverso da quello della collezione.

Le funzioni strategiche dell'inventario

  • Protezione in caso di furto: un'opera sottratta può essere segnalata e riconosciuta solo se è stata descritta e fotografata in modo da identificarla senza ambiguità.
  • Accertamento dei danni: in caso di danneggiamento durante un trasporto, una giacenza in deposito o un prestito espositivo, solo un condition report datato e fotografato, conservato nel fascicolo dell'opera, permette di dimostrare le condizioni antecedenti al sinistro e distinguere i danni recenti da vizi preesistenti.
  • Passaggio generazionale e successione: chi riceve una collezione in eredità spesso ne ignora l'effettivo valore, rischiando di confondere la componente affettiva con quella commerciale. Un inventario analitico previene svendite improprie e contenziosi tra coeredi, fornendo, insieme alle valutazioni del perito redatte per quella finalità, la base tecnica su cui il notaio può impostare la divisione.
  • Polizze assicurative, prestiti e vendite: la stipula di una copertura assicurativa richiede l'indicazione precisa di beni, valori e ubicazioni. Allo stesso modo, la vendita o il prestito per una mostra necessitano di schede complete di provenienza, bibliografia e condition report. Ogni spostamento, cessione o collocazione in garanzia comporta l'aggiornamento dell'inventario.

Distinzione tra inventario e valutazione peritale

L'inventario censisce e organizza i dati, ma non genera valori economici. La determinazione dei valori spetta esclusivamente al perito, attraverso uno specifico incarico professionale condotto secondo metodologie rigorose. Chi gestisce l'inventario si limita a recepire i valori indicati dal perito nelle singole schede e a segnalarne l'eventuale obsolescenza temporale.

Il servizio si avvia con il Collection Health Check: un'analisi ricognitiva iniziale per verificare l'effettiva consistenza delle opere, individuare carenze documentali e stabilire se procedere con la stesura di un nuovo inventario o con la revisione di quello esistente.