Lo stato di conservazione figura tra le componenti di maggiore rilievo nella determinazione del valore di un'opera d'arte, ed è l'unico fattore fisico che muta anche quando l'opera resta ferma. Il naturale invecchiamento dei materiali, le variazioni termoigrometriche e l'esposizione alla luce trasformano gradualmente la struttura dell'opera; imballi inadeguati e trasporti possono danneggiarla in modo improvviso. Il condition report nasce dall'esigenza di monitorare ed esplicitare tali evoluzioni in forma scritta.
Competenze professionali per la stesura
Il rapporto completo deve essere redatto da un restauratore qualificato nella specifica tipologia di opera, poiché le competenze relative alla pittura differiscono da quelle richieste per le opere su carta, i materiali fotografici o le sculture in bronzo. Chi cura la gestione della collezione organizza gli esami, individua il professionista idoneo, archivia i report nel fascicolo dell'opera e confronta le diverse edizioni nel tempo, senza sostituirsi allo specialista della conservazione. Dal canto suo, il perito esamina le condizioni dell'opera in quanto fattore determinante per la valutazione economica, ma la perizia non sostituisce l'esame del restauratore.
Contenuto e struttura del report
L'elaborato riporta il numero d'inventario del bene, la data e la sede dell'esame, il nome di chi lo ha condotto e le modalità di illuminazione impiegate, quali luce naturale, luce radente o lampada di Wood (luce ultravioletta). Segue la descrizione dei materiali e della tecnica esecutiva, affiancata dall'analisi dello stato del supporto, degli strati pittorici o della superficie, della cornice o del basamento. Ciascuna alterazione viene indicata con posizione e dimensioni sulla documentazione fotografica o su diagrammi grafici. Le alterazioni comprendono crettature, sollevamenti della pellicola pittorica, lacune, deformazioni, ossidazioni, ritocchi o interventi di restauro pregressi, unitamente alla segnalazione di componenti degradabili o instabili e alle indicazioni per la conservazione preventiva, la custodia e la movimentazione. I giudizi generici non bastano, in quanto aggettivi quali "buono" o "discreto" non descrivono la realtà fisica del bene e non consentono di accertare le responsabilità in caso di danno. Occorrono una descrizione analitica, fotografie di dettaglio e schemi illustrativi. Per l'arte contemporanea, il rapporto specifica inoltre se le trasformazioni dei materiali rispondono a una precisa intenzione dell'artista. Il condition report descrive lo stato fisico dell'opera: non dice nulla sulla sua autenticità né sull'attribuzione, che restano oggetto di verifiche distinte.
Cadenza delle verifiche
La frequenza dell'esame viene stabilita in funzione della natura dei materiali, delle condizioni ambientali e della rilevanza dell'opera. I controlli richiedono cadenze più ravvicinate per le opere su carta, le fotografie, i tessili, i materiali sintetici o i beni collocati in ambienti privi di controllo microclimatico, mentre possono essere meno frequenti per i materiali stabili. Non sussiste un intervallo universale, bensì la necessità di mantenere il rapporto aggiornato, in quanto un condition report datato descrive la situazione storica dell'opera e non la sua condizione attuale.
Verifiche in occasione dei trasporti
La redazione del condition report prima e dopo ogni movimentazione costituisce una regola fondamentale. Prima che l'opera venga imballata per un trasporto, un prestito museale, un intervento di restauro o un deposito, si compila un rapporto che ne attesta lo stato. Al rientro o all'arrivo a destinazione viene redatto un secondo documento alla presenza del consegnatario. Questo rapporto di movimentazione può essere più sintetico del condition report completo, ma è sottoscritto da chi consegna e da chi riceve. Il raffronto tra i due elaborati consente di verificare l'insorgenza di eventuali alterazioni durante la movimentazione e di individuare le relative responsabilità. In assenza di un report in uscita, un danno riscontrato al rientro rimane privo di datazione e di un responsabile definito. Le modalità operative e le coperture relative ai danni in transito rientrano nella gestione del broker assicurativo.
Il condition report viene inserito nel fascicolo dell'opera unitamente alla scheda identificativa e alla documentazione fotografica. Il documento viene messo a disposizione del perito in occasione dell'aggiornamento della valutazione, poiché ogni intervento di restauro o eventuale danneggiamento incide sul valore economico del bene.