La funzione del fascicolo dell'opera

Un'opera d'arte conserva sul retro una parte della propria storia (etichette, timbri, iscrizioni), ma non la memoria storica completa: il titolo di acquisto, le condizioni contrattuali, le esposizioni, la letteratura critica e gli interventi di restauro risiedono nei documenti, i quali risultano spesso maggiormente soggetti a dispersione rispetto alle opere stesse. Per tale ragione, la gestione d'inventario prevede l'istituzione di un fascicolo, in formato cartaceo o digitale, dedicato a ciascun bene. Tale archivio consente di documentare la titolarità, ricostruire la provenienza, avvalorare l'attribuzione e rispondere con prontezza alle verifiche richieste in fase di copertura assicurativa, prestito o compravendita. Il fascicolo raccoglie prove da verificare, non certezze: fatture, certificati ed etichette possono essere errati o falsificati, e chi valuta l'opera ne controlla la veridicità prima di farvi affidamento.

Tipologie documentali da archiviare

La documentazione da conservare si articola in precise categorie:

  • Titolo di acquisto e provenienza: fatture, ricevute, contratti, bolle di consegna, estratti di cataloghi d'asta con l'indicazione del lotto, oppure atti notarili di donazione o successione. Per i beni ereditati, in assenza della fattura d'origine, assumono rilievo gli altri documenti probatori.
  • Documentazione fotografica datata: fotografie del fronte e del retro con i dettagli di firme, etichette e danni, oltre alle immagini d'epoca o ambientate che attestano la presenza del bene nel patrimonio in una determinata data.
  • Corrispondenza: lettere autografe, scambi epistolari e comunicazioni con l'artista, la galleria, l'archivio o il restauratore, conservati con la relativa datazione.
  • Letteratura critica ed esposizioni: menzioni in cataloghi ragionati, monografie e cataloghi di mostra, unitamente alle etichette di prestito applicate sul retro dell'opera.
  • Valutazioni e polizze: perizie scritte provviste di datazione e indicazione dello scopo, oltre alle polizze assicurative storiche con l'indicazione dei valori assicurati, le quali costituiscono anche prova indiretta del possesso.
  • Interventi conservativi e trasporti: fatture e relazioni tecniche di restauro o condition report e documenti di trasporto: insieme attestano gli interventi eseguiti, la cronologia e i costi sostenuti.
  • Circolazione: attestati e licenze di esportazione, documenti di importazione e prove dello stato doganale del bene, che per le opere che hanno attraversato una frontiera fanno parte della provenienza.
  • Pareri attributivi: certificati d'autenticità, comunicazioni d'archiviazione e risposte degli archivi d'artista, compresi gli eventuali dinieghi, i quali rappresentano comunque elementi storici da preservare.

Conservazione degli elementi materiali

La conservazione si estende agli elementi materiali correlati: cornici d'epoca, etichette rimosse, cartellini, imballi recanti timbri doganali o di trasporto, montaggi. Ciascuno di questi componenti veicola informazioni sulla storia del bene e talvolta sul suo valore.

Evoluzione e aggiornamento

L'evoluzione delle ricerche non comporta l'eliminazione dei documenti pregressi. Qualora nuove indagini modifichino la ricostruzione della provenienza, la versione precedente viene conservata unitamente alla propria datazione, consentendo di tracciare lo stato delle conoscenze nei diversi momenti storici. Il medesimo principio si applica al registro delle verifiche effettuate e delle risposte ricevute.

Duplicazione di sicurezza dell'archivio

Dell'archivio va tenuta una seconda copia completa, con inventario, riproduzioni fotografiche e scansioni ad alta risoluzione, conservata in un luogo distinto dalla sede delle opere. Tale precauzione evita che un eventuale sinistro porti alla perdita contestuale del bene e della relativa documentazione. La copia digitale va mantenuta in formati standard aggiornati nel tempo, preservando comunque i documenti cartacei originali per le verifiche in cui sia richiesta l'esibizione del supporto fisico.

Gestione e competenze professionali

Il fascicolo costituisce un corredo permanente dell'opera e l'accompagna nei trasferimenti di proprietà. Chi cura la gestione della collezione ne assicura la tenuta ordinata, l'aggiornamento costante e la consultabilità per le future trasmissioni patrimoniali, trattando i dati di terzi con la dovuta riservatezza. Le considerazioni inerenti ai profili fiscali e successori che emergono dalla documentazione rientrano nelle competenze specifiche del notaio e del commercialista.