Un inventario è efficace soltanto se la descrizione del bene consente di identificarlo senza ambiguità. Diciture generiche come "olio su tela, paesaggio" non offrono alcuna tutela in caso di furto, danneggiamento o contestazione. L'Object ID nasce per superare questo limite, fornendo un insieme minimo di dati descrittivi adottati a livello internazionale, compilabile anche da chi non è specialista, purché con metodo.

Le nove categorie fondamentali

  • Tipo di oggetto: categoria del bene (es. pittura, scultura, orologio).
  • Materiali e tecnica: di quali materiali è fatto l'oggetto e con quale tecnica è stato eseguito.
  • Misure: dimensioni precise con indicazione dell'unità di misura (per le opere incorniciate, altezza e larghezza senza la cornice).
  • Iscrizioni e marchi: trascrizione letterale di firme, date, dediche, timbri, numeri ed etichette, rispettando grafia ed eventuali errori.
  • Tratti distintivi: crettature, mancanze, restauri o particolarità sul retro. Vanno documentati in modo oggettivo (evitando termini vaghi come "buono" o "discreto") con testo, fotografie ed eventuali schizzi.
  • Titolo: denominazione dell'opera.
  • Soggetto: descrizione dell'immagine, sia in termini specialistici sia puramente descrittivi.
  • Data o periodo: datazione esatta o arco temporale di riferimento.
  • Autore o manifattura: artista o ambito culturale, con esplicitazione del grado attributivo (attribuito a, bottega di, cerchia di, seguace di).

Integrazioni, titolarità e documentazione fotografica

Lo standard prevede inoltre una breve descrizione e, se disponibili, numero d'inventario, documentazione scritta, luogo di origine o di ritrovamento e data documentata. Nella pratica dell'inventario si aggiungono un codice identificativo unico e non invasivo, l'indicazione della titolarità (persona fisica, coniugi, società o trust), l'ubicazione e la data di compilazione.

La fotografia è parte integrante dello standard: l'opera nel suo insieme, il retro, i dettagli di iscrizioni, firme, marchi, segni particolari e danni, con un riferimento metrico nell'inquadratura.

Note di utilizzo e riservatezza

  • Inquadramento dello strumento: l'Object ID costituisce uno standard minimo d'identificazione; non sostituisce una catalogazione scientifica avanzata né un condition report analitico.
  • Riservatezza: l'inventario, le ubicazioni e i dettagli identificativi si condividono solo con chi ne ha bisogno, come l'assicuratore, il perito e, in caso di furto, le forze dell'ordine.