Il processo di donazione differisce dalla compravendita, pur condividendone la complessità. Da un lato, il donatore desidera che l'opera sia preservata, esposta e studiata; dall'altro, l'ente museale ricerca beni che rispondano alle reali esigenze della propria collezione e siano gestibili sul piano conservativo. Favorire questo incontro richiede un'accurata attività di advisory, finalizzata a presentare l'opera con la documentazione in ordine e una valutazione aggiornata.

A chi donare e a quali condizioni

  • La scelta del destinatario: non tutte le istituzioni museali accolgono qualsiasi tipologia di opera. Opere estranee all'ambito della collezione o che costituiscono dei doppioni rispetto al patrimonio esistente rischiano di finire nei depositi o di essere rifiutate; un'opera accettata per cortesia e destinata a non essere mai esposta perde la propria funzione culturale. L'advisor conosce approfonditamente le collezioni e le politiche di acquisizione dei musei, delle fondazioni, delle università e degli enti pubblici, orientando il donatore verso la struttura per cui l'opera rappresenta un effettivo arricchimento.
  • La definizione dei vincoli e degli accordi: il donatore può avanzare richieste specifiche, quali l'esposizione continuativa o a rotazione dell'opera, l'inserimento di una determinata intestazione nella didascalia (o l'anonimato), oppure l'impegno dell'ente a non alienare o cedere il bene. Gli enti accolgono alcune condizioni e ne respingono altre: ogni aspetto deve essere negoziato e formalizzato per iscritto. L'advisor gestisce questo dialogo per conto del cliente, mentre la stesura dell'atto giuridico e la valutazione dei suoi effetti competono al notaio e al legale. Per chi non fosse ancora pronto a separarsi definitivamente dal bene, un prestito a lungo termine rappresenta un'alternativa valida per dare visibilità all'opera mantenendone la proprietà.
  • Italia e altri Paesi: sulla possibilità di vendere l'opera donata, le regole cambiano da Paese a Paese. In Italia le opere che entrano nelle collezioni dei musei dello Stato, delle regioni, delle province e dei comuni diventano inalienabili per legge, anche quando sono donate da privati: l'impegno a non venderle è già assicurato. Con fondazioni, associazioni ed enti privati questa tutela non c'è. Negli Stati Uniti, invece, i musei possono vendere opere della propria collezione (deaccessioning), secondo codici etici che destinano il ricavato a nuove acquisizioni o alla cura delle collezioni. In questi casi il divieto di vendita va scritto nell'atto. Ovunque, la richiesta più difficile da ottenere è l'esposizione permanente, perché impedisce restauri, rotazioni e prestiti: più spesso si concorda una sala dedicata o un'esposizione periodica.

L'ordine dell'opera e la valutazione

  • La due diligence preliminare: un'istituzione seria richiede che l'opera sia corredata da autenticità verificata (tramite archiviazione o parere formale dell'archivio dell'artista, ove esistente), da una provenienza documentata e priva di lacune, e da un condition report recente. Opere con attribuzioni incerte o storie incomplete vengono regolarmente respinte o accettate con riserve che ne riducono il valore culturale. Le verifiche preliminari sono analoghe a quelle previste per una compravendita.
  • La perizia e gli aspetti fiscali: poiché l'ente acquisisce l'opera nel proprio patrimonio e il donatore necessita di un valore scritto per i propri adempimenti, non è possibile fare affidamento su valutazioni verbali. È indispensabile una perizia redatta da un perito indipendente, che attesti il valore equo di mercato con data e firma. Le agevolazioni fiscali connesse alla donazione e i requisiti per accedervi rientrano nella sfera di competenza del commercialista e vanno verificati preventivamente.